Şu an bir çok şirket için onların kurumsal kimliği bir nevi websiteleridir ve dijital ayak izi kurumsal bir firma için özellikle 21. yüzyılda büyük bir önem kazanmıştır. Aynı zamanda kurumsal eposta kulanmak da bir şirketin hem prestiji hemde güvenilirliği için oldukça önemlidir. Bu anlamda Yahoo, Gmail ve Outlook gibi mailler yerine @kurumsaladınız.com gibi uzantılı epostalar kullanmak şirketinize olan güveni oldukça artıracaktır. Bunun için yapılması gereken bir kurumsal email server veya eposta sunucusu kurmanız veya kiralamanızdır.
Bu konuda piyasada iki tür mail server bulunmaktadır. Birincisi Microsoft’un kullandığı Microsoft Exchange olup bir çok firma gerek takvimlerini gerekse maillerini ve kullanıcı bilgilerini hem dijitize edip hemde senkronize bir şekilde kullanmak için tercih etmektedir. Ancak Microsoft Exchange Server genelde pahalı bir çözüm olup ancak çok büyük firmalar tarafından tercih edilmektedir.
İkinci alternatif ise Linux tabanlı ve Cpanel sistemli bir mail sunucusudur. Cpanel Mail Server size istediğiniz kadar eposta hesabı açma şansı tanımakta ve ayrıca kullandığınız sunucunun tüm kapasitesini kullanmanıza ve ayrıca eposta sunucusu (mail server) olarak her tür ayar ve düzenlemeyi yapmanıza olanak tanımaktadır. Bugün bir çok kurumsal firma Cpanel tabanlı eposta sunucusu kullanmaktadır.
Bağlantı şekli olarak mail server size IMAP veya POP3 üzerinden bağlanma imkanı verir. Peki IMAP ne işe yarar? IMAP ile bağlandığınızda mailler sunucuda kalır ve her tür cihazdan (masaüstü, notebook, tablet veya cep telefonu) eposta hesabınıza bağlanıp email atabilirsiniz ve işlem yapabilirsiniz. Herşey serverda kaldığı için tüm cihazlardan senkronize şekilde bağlanabilirsiniz, böylece her cihazdan aynı işlemlere ulaşabilirsiniz. Peki POP3 nedir diye soracak olursanız, POP3 sistemde işlemler cihazınızda kalır yani maillerinizi çevrimdışı olarak cihazınızda kullanabilirsiniz. Portatiflik anlamında mailinizi her zaman yanınızda taşımaya faydası olmakla birlikte bilgisayarınızda veya cihazınızda yerinizi hemen doldurabilmekte ve başka bir cihazla çalıştığınızda epostalarınıza ulaşmakta sorun yaşatabilmektedir. Bu anlamda eposta sunucularında veya mail serverda IMAP kullanmak dah avantajlıdır.
Diğer bir konuda eposta sunucu aldığınız zaman mail serverda olması gereken ayarlardır. Öncelikle mail serverın dedike bir IP adresi olması (yani sadece o sunucuya ait bir IP adresi olması) maillerinizin yerine ulaşmasında ve spam olarak algılanmamasında faydalı olur (Ayrıca başka kullanan olmayacağı için o IP adresini Spam kontrolü kolaylaşır). Kötü amaçlı e-postaların alıcıların gelen kutularına ulaşmasını engellemek için kullanılan en yaygın e-posta kimlik doğrulama yöntemleri SPF, DKIM ve DMARC’tır. Kullandığınız domainin SPF kayıtlarında kullanmaya yetkili IP adresleri muhakkak belirlenmelidir ve SPF, gönderilen e-postanın e-posta gönderme izni olan bir sunucudan gelip gelmediğinin kontrolünü sağlar. Ek olarak DKIM ayarları yapılmalı ve DMARC tanımlaması yapılmalıdır.
E-posta sistemini güvenli hale getirmeye çalışanlar için DKIM Nedir? sorusu, “belirli bir e-posta adresinden gönderilen her e-postaya eklenen dijital imza” şeklinde yanıtlanabilir. Ancak DKIM (Domain Keys Identified Mail), kurumsal bir e-postanın altında görmeyi beklediğiniz tipik bir imzaya benzemez; bir e-postanın kaynak kodunda gizlenmiş bir karakter kümesi olduğundan normalde DKIM’i görmezsiniz.DKIM, “Alan Adı Anahtarlarıyla Tanımlanmış E-posta” anlamına gelir. Bir e-postanın aktarım sırasında değiştirilip değiştirilmediğinin alıcı posta sunucusu tarafından kontrol edilmesini sağlar.
DMARC (Domain-Based Message Authentication, Reporting & Conformance),”Alan Adının Doğrulama, Raporlama ve Uygunluk” sistemi hileli E-mail gönderimi, Phishing (oltalama) ve Spam gönderilerini önlemek amacıyla geliştirilmiştir bir DNS TXT kayıt türüdür. Spam, Phishing göndericileri gönderen kısmını değiştirerek sizin adınıza mail gönderebilir. DMARC kaydı eklediğinizde Yahoo, Gmail, Outlook gibi mail sağlayıcıları eklemiş olduğunuz kayda göre ne derece Spam yaptığınızı gösteren bir raporu alıcıya gönderiyor. Bu mail saygınlığı açısından önem teşkil eden bir durumdur. Farkında olmadan mail adresiniz Spam mail gönderebilir ve bir süre sonra mailleriniz alıcılarınızın Spam klasörüne düşmeye başlar ve mail adresiniz kara listeye alınabilir. DMARC kaydı sayesinde tüm bunların önüne geçebilir ve mail saygınlığınızı arttırabilirsiniz.
Bu yüzden mail server kiralama yaparken veya eposta sunucusu kurarken muhakkak SPF, DKIM ve DMARC ayarları iyi yapılmalıdır yoksa epostalarınız spam’a düşebilir ve şirketinizin belkide satış vs gibi konularda kayıplar yaşamasına ve prestij kaybetmesine neden olabilir. Bu anlamda bu işi bilen ve aynı zamanda resmi BTK kurumu onayı olan hosting firmalarından mail sunucu veya mail server kiralamak en doğrusudur. Eğer sizde kurumsal mail server veya mail sunucusu alacaksanız bize danışabilir ve özel konfigürasyon veya fiyat talep edebilirsiniz. Birde 24&7 destek alabilmekde bazen çok önemli olmaktadır (Özellikle muhasebe ve satış departmanı mailleri için destek çok önemlidir.) Mail Server fiyatı veya mail sunucusu fiyatı için lütfen tıklayınız.
